L’Administration communale engage un secrétaire de direction (H/F)

L’Administration communale engage un secrétaire de direction (H/F)

Catégorie : Informations , offre d'emploi

INFORMATIONS GÉNÉRALES

Catégorie de métier : Opérateur
Lieu de travail : Rixensart

Votre fonction :

Mission : 

Le/la secrétaire gère les activités liées à la préparation et au suivi pratique des dossiers. Il//elle assure la circulation l’information dans l’administration. Il/elle assure la logistique en distribuant les documents et préparant le matériel et les salles de réunion. Il/elle contrôle la conformité des dossiers en signalant les erreurs et interagit en support des gestionnaires de dossiers.
Le secrétariat de la Direction générale est l’endroit stratégique de l’administration qui gère l’ensemble des dossiers liés au Pouvoir organisateur et à la gestion quotidienne de la direction générale.

Activités :
  • Vous garantissez la continuité en organisant et structurant les processus. Vous suivez les procédures pour gérer les activités liées à la préparation et au suivi pratique des dossiers dans le respect des délais impartis.
  • Vous facilitez la fluidité des services et faites circuler les informations dans l’administration sans les modifier. Vous êtes à l’interface entre l’organisation et ses différents départements et services.
  • Vous vous déplacez sur le terrain pour assurer la logistique, en distribuant les documents et préparant le matériel et les salles de réunion et faciliter les actions des gestionnaires de dossiers et responsables.
  • Vous examinez les situations, vérifiez les informations, contrôlez la conformité des dossiers, constatez et signalez les erreurs pour éviter les pertes de temps ou les non-conformités en respectant les consignes et la réglementation.
  • Vous contribuez à équilibrer les situations en interagissant avec les gestionnaires de dossiers tout en développant des relations constructives.

PROFIL DU CANDIDAT

Conditions de recrutement :

Etre titulaire d’un Bachelier en secrétariat de direction ou en sciences administrative et gestion publique Etre titulaire du passeport APE est un plus

Expérience professionnelle :

Une expérience dans la fonction est un atout

Connaissances spécifiques :

Informatique Connaitre les fonctionnalités avancées de la suite office
Ecriture
  • Maîtriser de la grammaire et de l’orthographe
  • Être capable de rédiger des courriers et des rapports

Langue(s) :

Avoir une connaissance de la langue française jugée suffisante au regard de la fonction à exercer.

Qualités personnelles :

Accueillant(e), consciencieux (se), autonome, organisé(e) A un esprit d’équipe, prend des initiatives, fait preuve de discrétion, confidentialité et empathie. Faculté d’analyse et d’application rigoureuse de la rédaction administrative, des circulaires ou autres textes légaux.

TYPE DE TRAVAIL

Régime de travail : Temps plein de 37h30
Horaire variable :  Arrivée possible entre 7h30 et 9h00 – Départ possible entre 16h00 et 17h30
Type : Contrat à durée indéterminée

CONTACT

Administration communale de Rixensart
Avenue de Merode, 75 – 1330 Rixensart
Modalités de candidature :

Le dossier de candidature, comprenant : CV, copie des diplômes et l’extrait de votre casier judiciaire récent ainsi que votre passeport APE doit parvenir par e-mail avec la mention « Secrétaire de Direction » en objet, pour le 23/10/2019, par courriel à .

Le jury se réserve le droit de ne pas retenir les dossiers incomplets ou qui ne seraient pas suffisamment en adéquation avec la fonction proposée.